Article

Trusted Partner in People and Corporate Development

 

“Effective Delegation”

Ditulis oleh:
Brata Taruna Hardjosubroto
Managing Partner – Xerofi Indonesia

Setiap manager harus dapat memberi delegasi yang efektif! Apa yang dimaksud dengan delegasi efektif? Mengapa sangat penting untuk melakukan delegasi yang efektif? Dan bagaimana untuk dapat melakukan delegasi dengan efektif? Apa hal penting dalam memberikan delegasi? Apa akibatnya bila kita tidak memberi delegasi dengan tepat? Apakah sekadar memberi perintah untuk menyelesaikan suatu tugas kepada bawahan adalah merupakan bentuk delegasi yang baik?  Sebagai manager, maka pertanyaan tersebut harus dapat terjawab dengan baik.

Ukuran efektifitas suatu delegasi pada tugas pekerjaan  dinilai dari hasil yang diperoleh dibandingkan dengan resources yang dipakai dan waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas tersebut. Suatu pekerjaan atau tugas yang dibebankan kepada satu staf akan berbeda hasil kerjanya, bergantung pada cara dan metode seorang manager melakukan delegasi kepada staf tersebut. Ambil contoh, pada suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi komputer seorang manager memperoleh undangan untuk menghadiri suatu peluncuran produk dari salah satu mitra kerjanya. Kebetulan manager tersebut berhalangan hadir karena ada kegiatan lain yang tidak dapat ditinggalkan, maka ia memberikan delegasi kepada salah satu staf yang terkait dengan tugas kerjanya.

Pada umumnya yang dilakukan oleh manager adalah meminta stafnya menghadiri acara tersebut dengan cara memberikan undangan serta menyampaikan perintah untuk hadir mewakili dirinya. Maka staf tersebut akan pergi memenuhi tugasnya dengan menghadiri undangan dan menyampaikan pesan permohonan maaf atas ketidakhadiran managernya, dan kemudian menyaksikan acara peluncuran produk, serta menanyakan beberapa hal mengenai produk tersebut sesuai dengan inisiatifnya. Sekembalinya dari acara peluncuran, staf melaporkan dan menceritakan acara yang dihadirinya kepada managernya.  

Dalam hal kejadian di atas, sudah benarkah yang dilakukan oleh manager dan juga yang dilakukan oleh staf yang mewakili hadir pada acara peluncuran produk tersebut? Apakah sang manager dan staf yang hadir mewakili acara tersebut telah memperoleh hasil maksimal? Apakah bentuk delegasi yang dilakukannya itu sudah efektif? Adakah hal yang bisa dilakukan agar memperoleh hasil yang lebih baik? Apakah sang manager menyadari akan investasi waktu dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk kejadian di atas dan sudah mempertimbangkan dengan hasil yang diperoleh?

Delegasi tugas di atas akan lebih efektif bilamana sang manager melakukan tiga hal dengan baik, yaitu:

  • Langkah 1: Mengevaluasi dan mempersiapkan bentuk delegasi yang akan disampaikan kepada stafnya dengan seksama terlebih dahulu, yang meliputi antara lain sasaran kehadiran, peran staf pada pertemuan, informasi yang harus diperoleh, nilai produk terhadap kemitraan, PIC produk, manfaat bagi perusahaan, tindak lanjut setelah peluncuran, dan beberapa hal penting lainnya.
  • Langkah 2: Memberikan delegasi kepada staf dengan cara tatap muka atau dialog dan menyampaikan butir 1 di atas dengan seksama. Disampaikan pula tingkat kewenangan yang dapat dilakukan oleh staf dalam menjalankan tugasnya. Dengan memahami sepenuhnya sasaran dan manfaat yang diharapkan pada tugas tersebut, maka staf akan lebih mempersiapkan dirinya sebelum dan pada saat acara berlangsung, serta akan meningkat bentuk accountability-nya.
  • Langkah 3: Melakukan evaluasi setelah kembali dari acara peluncuran dan membahas bersama dengan cukup komprehensif. Pembahasan ini adalah untuk menemukan nilai dan manfaat yang dapat diperoleh dari mitra kerja atas acara peluncuran produk tersebut.


Ketiga langkah tersebut, bila dilakukan dengan benar, maka hasil/manfaat dan nilai yang diperoleh perusahaan akan jauh lebih baik, dibandingkan dengan cara sebelumnya, dengan mendelegasikan tugas yang dilakukan secara umum. Contoh lain yang lebih besar ialah pengalaman penulis pada saat memperoleh tugas sebagai komisaris pada beberapa perusahaan. Pada saat itu penulis hanya menerima secarik kertas yang berisikan penugasan sebagai komisaris pada anak perusahaan, tanpa ada sedikit pun temu muka/interaksi dari pemberi pekerjaan atas tugas sebagai komisaris. Hal ini adalah merupakan contoh tingkat pendelegasian yang sangat rendah. Ironisnya, contoh pendelegasian seperti pada contoh komisaris hampir selalu terjadi pada perusahaan besar. Pemberi kerja tidak menyampaikan secara spesifik atas sasaran yang diharapkan, hal-hal strategis yang harus diperhatikan, bentuk kewenangan yang lebih spesifik, dan hal penting lainnya.

Bila pemberi kerja memanggil orang yang akan menerima tugas untuk bertemu muka beberapa menit, sambil menyampaikan pesan penting serta menyerahkan surat tugas secara langsung, hasil kerja dari orang yang menerima tugas tersebut akan jauh lebih produktif. Tentu saja pemberi kerja perlu melakukan tiga langkah yang disebutkan di atas.

Demikian pula yang terjadi pada banyak perusahaan, ketika para karyawannya tidak memiliki uraian tugas yang jelas dan spesifik dari atasannya. Terlebih lagi bahwa para manager tidak menyatakan atau  menyampaikan tugas yang harus dilakukan oleh stafnya secara spesifik untuk kurun waktu mendatang. Dalam hal demikian, hasil kerja staf dan unit kerja seluruhnya pasti akan tidak pernah maksimal, atau bahkan cenderung sangat rendah.

Maka, merupakan suatu keharusan bagi setiap manager untuk melakukan delegasi pekerjaan kepada stafnya dengan benar agar tercapai hasil kerja yang efektif dan maksimal. Untuk itu, manager harus senantiasa melakukan tiga langkah tersebut di atas dengan benar dan seksama. Di awal tahun, manager harus menentukan sasaran kerja pada unit kerjanya secara menyeluruh dan jelas, dan menginformasikannya kepada seluruh tim yang berada pada unit kerjanya agar tim memperoleh perspektif yang lengkap atas misi kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Kemudian, manager melakukan pembagian tugas dengan seksama berdasarkan kompetensi anggotanya, dan menguraikan tugas pekerjaan untuk setiap stafnya dengan rinci dan jelas.

Langkah berikutnya adalah mengomunikasikan tugas tersebut kepada setiap individu dalam tim kerjanya yang dilakukan secara “one on one” dan sifatnya formal. Dalam pertemuan tersebut dilakukan secara dua arah; staf dapat secara bebas melakukan klarifikasi dan/atau mengajukan usul perubahan bilamana dinilai perlu. Staf juga harus mengetahui dengan jelas batas tanggung jawab dan kewenangan yang diberikan kepadanya, metode dan sistematika kerja yang disepakati, sasaran akhir yang diharapkan oleh atasannya, dan konsekuensi sebagai dampak tercapai atau tidaknya tugas yang diberikan. Pada akhir pertemuan tersebut, manager perlu memperoleh komitmen penuh dari stafnya. Komitmen dimaksud harus timbul secara natural dari staf dan manager sebagai akibat dari pemahaman atas tugas dan tanggung jawabnya, yang kemudian akan berimbas timbulnya spirit kerja tinggi untuk mencapai sasaran kerja dengan maksimal.