Trusted Partner in People and Corporate Development

 

Article

“Membangun Perusahaan Dengan Kualitas 'World Class' artikel (1/3)”


(Tulisan ini bersambung hingga tiga seri, yang menjabarkan ‘Pemahaman World Class Company’ dan menjelaskan langkah yang harus ditempuh untuk membangun perusahaan world class) 


Ditulis oleh:
Brata Taruna Hardjosubroto
Managing Partner – Xerofi Indonesia

Perusahaan ‘world class’ berarti perusahaan yang memiliki standar kualitas produk dan layanan yang sejajar dengan perusahaan terkemuka dunia (global company), dan oleh pelanggannya dinilai memberikan values yang tinggi dan konsisten. Global company (perusahaan global) adalah perusahaan yang eksis/beroperasi di sebagian besar negara di dunia. Perusahaan yang beroperasi pada beberapa negara bisa disebut sebagai multi national company, namun belum dapat disebut sebagai global company. Global company pada umumnya sudah memiliki standar kualitas operasional world class, meskipun tidak selalu demikian. Sedangkan multi national company belum tentu memiliki standard operasional world class.

Sebagai contoh, saat ini banyak perusahaan China, Taiwan atau negara lain, yang telah beroperasi pada banyak negara, sehingga dapat disebut sebagai global company atau multi national company. Namun, mereka belum beroperasi dengan standar dunia, atau bahkan ada yang dinilai tidak profesional. Mereka dapat beroperasi dan bersaing pada berbagai negara adalah dengan strategi ‘low price’, bukan dengan strategi best services. Demikian pula, perusahaan yang sudah beroperasi dengan standard world class tidak harus berstatus perusahaan global atau multi national. Namun, bila sebuah perusahaan telah mampu beroperasi dengan standard world class, maka perusahaan tersebut akan memiliki peluang yang lebih baik untuk dapat memasuki pasar global, atau setidaknya perusahaan tersebut akan memiliki daya saing yang kuat untuk bertahan atau berkembang dengan sustainable.

Pada alinea di atas, penulis menguraikan bahwa ukuran world class ialah bila para pelanggan merasakan standar values yang tinggi dari produk dan layanannya, serta berlangsung secara konsisten. Sebagai contoh, Mc Donald's atau Starbucks di Indonesia akan memiliki standar produk dan layanan yang sama dengan di Singapore atau di Tokyo. Standar produk dan layanan yang diterima oleh pelanggan dinilai memberikan values yang tinggi dan berlangsung secara konsisten kapan pun. Dengan demikian, pelanggan akan merasa nyaman dan aman untuk membeli produk atau jasa dari perusahaan tersebut.

Jadi, produk atau jasa yang dinikmati oleh pembeli bukan saja diukur dari nilainya, namun juga terbentuknya rasa aman atau secured, bahwa pelanggan akan memperoleh dukungan atau proteksi atas produk atau jasa yang dibelinya. Salah satu bentuk rasa aman ialah misalkan pada perusahaan bank, nasabah akan percaya atas perhitungan bunga atau proteksi yang akurat. Atau bila perusahaan makanan, pembeli merasa aman bahwa makanan tersebut adalah sehat dan tidak ada ingredient berbahaya, seperti formalin misalkan. Dengan demikian, perusahaan dengan kualitas world class akan dipersepsikan sebagai perusahaan yang reliable, credible, dan secured.

Agar perusahaan dapat menghasilkan produk dan jasa dengan standar kualitas world class, maka perlu melakukan fokus dalam membentuk dua aspek dasar, yaitu aspek infrastruktur dan aspek budaya kerja. Beberapa aspek Infrastruktur adalah seperti hal  berikut:







“Membangun Perusahaan Dengan Kualitas 'World Class' artikel (2/3)”


(Tulisan ini bersambung hingga tiga seri, yang menjabarkan ‘Pemahaman World Class Company’ dan menjelaskan langkah yang harus ditempuh untuk membangun perusahaan world class) 


Ditulis oleh:
Brata Taruna Hardjosubroto
Managing Partner – Xerofi Indonesia


​Pada artikel sebelumnya telah diuraikan pemahaman dasar dari perusahaan yang memiliki predikat ‘World Class’. Beberapa aspek terkait proses dan sistem infrastruktur yang menjadi ukuran perusahaan world class secara umum adalah seperti hal  berikut:

















Pada tulisan pertama, telah diuraikan hingga pada butir 3 di atas. Aspek lain tersebut pada butir 4 ialah sistem management yang terintegrasi. Yang dimaksud dengan sistem management ialah keselarasan pada sasaran dan rencana mulai dari tingkat direksi hingga jajaran terbawah, dan didukung oleh soliditas kebijakan perusahaan, peraturan perusahaan, dan proses bisnis. Penjabaran sasaran perusahaan akan dapat selaras bila dilakukan secara berjenjang mulai dengan melakukan coporate planning di tingkat direksi, kemudian diturunkan ke tingkat middle management, dan dilanjutkan ke tingkat departemental.

Penyusunan rencana kerja yang selaras dan dilengkapi dengan kebijakan perusahaan yang menunjang akan menghasilkan produktivitas perusahaan yang tinggi. Hal ini tampak mudah diucapkan, namun pelaksanaanya tidak mudah. Sangat banyak perusahaan yang tidak memiliki sasaran yang jelas dan tidak memiliki rencana kerja yang terpadu. Dalam operasionalnya sering terjadi keputusan dan program kerja yang bersifat adhoc, sehingga hasil kerja dan produktivitasnya cenderung rendah. Bisa juga terjadi, sasaran dan rencana kerja sudah tersusun dengan baik, namun tidak dibarengi dengan kebijakan perusahaan yang menunjang. Kebijakan tersebut adalah meliputi beberapa aspek motivasi dan mekanisme kerja. Bagi perusahaan world class, pada umumnya memiliki proses dan mekanisme kerja yang baku dan senantiasa terimplementasi dengan efektif setiap tahunnya.

Aspek ke-5 ialah sinergi kerja yang dibangun pada jajaran manajemen. Sangat penting bagi setiap organisasi untuk memiliki manajemen yang bekerja dalam kondisi kondusif dan masing-masing memiliki interpersonal yang baik. Dengan demikian dapat terjalin sinergy kerja yang maksimal. Agar dapat tercipta kondisi tersebut, perusahaan world class pada umumnya sangat prudent dan baik dalam merekrut jajaran manajemennya. Pada perusahaan lain umumnya pemilihan atau pengangkatan pada jajaran manajemen sering kali berbasis pada kompetensi teknis bukan berdasarkan kemampuan manajerial yang memadai. Hal ini tentu saja sangat membahayakan bagi masa depan perusahaan. Selain masalah rekrutmen pada tingkat manajemen, perusahaam world class pada umumnya sangat  baik dalam membangun nilai-nilai perusahaan. Nilai perusahaan hanya dapat terbentuk bila seluruh jajaran pimpinan perusahaan bertindak sebagai role model yang berlangsung secara konsisten. Kualifikasi para pimpinan yang demikian akan dapat membentuk sistem kerja yang kohesif dan supportif.

Aspek ke-6 ialah terselenggaranya operasional bisnis yang berlangsung berdasarkan studi pasar yang komprehensif. Sangat penting bagi setiap perusahaan untuk memahami secara komprehensif atas kondisi pasar yang meliputi aspek potensi pasar, profil pasar, kondisi pesaing, dan faktor eksternal lain yang dominan.  Setiap perusahaan harus senantiasa bergerak dengan mengacu pada potensi dan kondisi pasar yang ada. Banyak sekali perusahaan yang bahkan tidak melakukan riset pasar, dan melakukan aktivitas bisnisnya dari tahun ke tahun berdasarkan data historis saja. Praktek yang demikian tentu saja dapat berjalan, namun akan sangat banyak mengandung risiko dan kurang dapat dipertanggungjawabkan. Perusahaan world class senantiasa melakukan studi pasar dengan sangat seksama dan komprehensif. Untuk itu mereka akan melakukan penyesuaian organisasi dan pengembangan produk dan investasinya berdasarkan perubahan dan tren perkembangan pasar.

Faktor ke tujuh ialah terciptanya identitas kerja dan branding yang kuat, baik internal dan eksternal. Yang dimaksud dengan identitas kerja di sini ialah pola, model, dan standar kerja yang telah berlangsung sehari-hari. Setiap karyawan dan pimpinan memiliki brand yang serupa dalam hal identitas kerja tersebut. Dengan demikian irama kerja akan dapat serempak, praktis tidak terjadi konflik berarti dan menjadi sangat produktif. Dengan terbentuknya branding yang kuat tersebut, maka pihak eksternal atau pelanggan akan menaruh kepercayaan yang besar pada perusahaan. Hal ini merupakan aset utama perusahaan dan akan dapat meningkatkan market share dengan cukup stabil.

Identitas kerja yang merata dan branding yang kuat terjadi karena proses pembentukan dalam organisasi. Kondisi ini dapat tercipta karena jajaran manajemen yang solid dan kebijakan  perusahaan yang efektif. Semua perusahaan world class menaruh fokus tinggi pada proses pembentukan corporate branding tersebut. Dengan branding tersebut, maka di mana pun di dunia perusahaan tersebut beroperasi akan dapat senantiasa memiliki stabilitas operasional.

Ketujuh ciri yang diuraikan di atas adalah selalu ada pada perusahaan world class. Dengan ketujuh hal tersebut, perusahaan akan dapat beroperasi dengan excellence dan juga memiliki mutu pelayanan yang juga excellence. Maka, agar dapat bersaing di kelas dunia, disarankan bagi setiap perusahaan untuk membangun organisasinya pada ke tujuh aspek tersebut.

Berikutnya penulis akan menyampaikan tujuh hal pembentukan budaya kerja pada perusahaan yang memiliki predikat world class. Budaya di setiap perusahaan adalah merupakan ‘grease’ atau pelancar operasional untuk mencapai sasaran kerjanya. Pembentukan budaya yang sesuai dengan industri atau bidang kerja perusahaan adalah merupakan aspek manajemen yang kritikal untuk sukses. Pada tulisan selanjutnya penulis akan menguraikan aspek penting ini.










Ketujuh butir di atas adalah merupakan infrastruktur dasar yang harus dibangun oleh perusahaan yang ingin memiliki standar produk dan layanan tingkat world class. Pada butir 1 di atas, mengenai proses bisnis dan prosedur kerja adalah merupakan infrastruktur yang sangat mendasar dan sangat penting. Proses bisnis akan sangat menentukan efektifitas, kualitas, dan efisiensi kerja dan hasil akhir. Proses bisnis yang tidak sesuai akan menimbulkan pemborosan, keterlambatan, tingkat kesalahan yang tinggi, menurunnya kepuasan pelanggan dan karyawan. Sering kali terjadi, perusahaan melakukan perubahan organisasi namun tidak dibarengi dengan perubahan proses bisnis, atau lambat perubahannya. Hal ini akan memberikan kerugian sangat besar dan terlebih lagi bahwa pelanggan tidak akan memperoleh hasil memuaskan dan juga dipastikan tidak terjadi konsistensi pelayanan.

Proses bisnis dan prosedur harus senantiasa dilakukan evaluasi dan penyesuaian, sifatnya sangat dinamis, sehingga membutuhkan penyesuaian. Perusahaan harus memiliki tim yang senantiasa memantau proses bisnis dan prosedur kerja yang kemudian mengukur efektifitasnya. Hal ini harus dilakukan pada segala bentuk industri, apakah organisasi manufaktur, atau jasa keuangan atau organisasi distribusi, dan juga yang lain. Hal ini adalah merupakan proses perubahan dan inovasi tanpa henti.

Pada butir 2 di atas, yaitu mengenai penggunaan teknologi informasi yang solid dalam menunjang operasional perusahaan. Khususnya pada kondisi pasar saat ini saat bisnis semakin kompleks dan permintaan pelanggan/pasar yang semakin menuntut, maka merupakan hal mutlak untuk melengkapi operasional perusahaan dengan sistem informasi yang memadai untuk menunjang proses bisnis, dan juga sebagai alat management kontrol yang akurat.  Data management adalah salah satu aspek yang cukup krusial bilamana tidak ditunjang oleh sistem informasi yang terintegrasi. Alur data yang sangat banyak bila tidak dilakukan secara automation antara unit kerja satu dan lain, maka proses kerja akan berjalan dengan sangat lambat dan tingkat kesalahan akan sangat tinggi. Terlebih lagi untuk alur data antarperusahaan akan menjadi sangat berbahaya bila tidak dilakukan automation dengan tingkat keamanan yang tinggi.

Pada butir 3 di atas, yaitu terkait dengan tingkat kompetensi karyawan, adalah merupakan aspek yang mutlak dibangun oleh perusahaan. Karyawan yang tidak atau kurang kompeten sudah pasti akan membuat kinerja organisasi menjadi rendah. Untuk dapat mencapai perusahaan dengan standar world class, mutlak untuk memiliki karyawan dengan kompetensi tinggi atau di atas rata-rata. Perusahaan harus memiliki sistem pelatihan yang komprehensif dan berkesinambungan. Program pelatihan harus senantiasa dilakukan secara terus menerus dengan kualitas tinggi, baik untuk aspek teknis maupun aspek nonteknis. Sebagai referensi, setiap karyawan perlu mengikuti berbagai bentuk pelatihan minimal sebanyak 10 hari kerja setiap tahunnya.




“Membangun Perusahaan Dengan Kualitas 'World Class' artikel (3/3)”


(Tulisan ini bersambung hingga tiga seri, yang menjabarkan ‘Pemahaman World Class Company’ dan menjelaskan langkah yang harus ditempuh untuk membangun perusahaan world class) 


Ditulis oleh:
Brata Taruna Hardjosubroto
Managing Partner – Xerofi Indonesia


Pada artikel sebelumnya telah diuraikan pemahaman dasar dari perusahaan yang memiliki predikat ‘world class’ dengan menguraikan tujuh ciri utama yang terkait pada aspek proses dan sistem infrastruktur. Selain itu, terdapat tujuh budaya dan kondisi kerja yang terdapat pada perusahaan dengan kualitas world class, yaitu:
























Ketujuh budaya dan kondisi kerja tersebut, bila terbentuk pada suatu organisasi akan memberikan peran sangat besar pada produktivitas kerja organisasi. Budaya dan kondisi kerja tersebut harus dibentuk oleh jajaran manajemen. Mari kita sedikit uraikan setiap budaya kerja yang tertulis di atas.

(1). “Memiliki kesadaran dan berorientasi kuat terhadap pelayanan pelanggan, serta fokus dalam bekerja secara teamwork”, adalah bila setiap manajemen dan karyawan memiliki pemahaman yang sangat baik atas pentingnya pelanggan bagi organisasi dan tindakan apa yang harus dilakukan oleh setiap karyawan dalam “melayani” pelanggan. Mereka secara natural terbentuk untuk bekerja sama dalam tim kerja yang solid untuk mencapai kepuasan pelanggan, tanpa harus senantiasa diperintahkan oleh atasan.

(2). “Memiliki accountability yang kuat atas lingkup tugas dan tanggung jawabnya dan mengaplikasikan  leadership-nya secara konsisten”, adalah bila setiap individu dalam organisasi menunjukan accountability yang tinggi dan konsisten dalam mencapai sasaran dan produktivitas kerja. Karyawan melakukan usaha maksimal untuk mencapai sasaran kerja dan target waktu yang telah ditetapkan dengan hasil terbaiknya. Kondisi tersebut tercipta dari dalam diri setiap karyawan, dan memiliki tingkat leadership yang cukup baik untuk bekerja sama dalam tim, melakukan pekerjaannya.

(3). “Memiliki komitmen tinggi untuk meningkatkan kompetensi diri secara terus menerus dan berinovasi”, adalah kondisi bila seluruh organisasi melakukan pengembangan diri pada berbagai bidang/aspek secara terukur dan dilakukan secara konsisten. Perusahaan menerapkan kebijakan yang jelas, dan merupakan hal wajib bagi seluruh karyawan untuk melakukan pengembangan diri yang terencana, yang disusun bersama dengan manager bersangkutan. Selain itu, perusahaan melalui para managernya berhasil menciptakan atmosfer dengan kreatifitas kerja yang terjadi setiap saat. Para manager memiliki kemampuan yang baik dalam menciptakan kondisi yang harmoni dan sinergi, sehingga para karyawan akan terinspirasi dalam menciptakan inovasi.

(4). “Secara proaktif memberi kontribusi dalam penyelesaian masalah atau perubahan, tidak bersifat diam dan menunggu”, adalah kondisi bila jajaran pimpinan dan karyawan senantiasa memberi kontribusi maksimal dan proaktif dalam hal problem solving atau melakukan perubahan yang berkesinambungan. Para manager senantiasa kritis terhadap kondisi yang status quo dan berinisiatif mencari solusi atau perubahan yang perlu, tidak diam menunggu.

(5). “Para pimpinan perusahaan memiliki standar performansi yang tinggi dan senantiasa mencari tantangan yang akan membawa pertumbuhan lebih”, adalah kondisi bila seluruh jajaran manager memiliki standar kerja yang rata-rata tinggi, berpikir dengan sudut pandang yang “luas dan besar”, dan sangat termotivasi untuk bekerja menghadapi tantangan kerja tinggi. Para manager sangat fokus pada pertumbuhan yang dicapai pada unit kerjanya dan juga pada perusahaan.

(6). “Seluruh individu dalam perusahaan, dimulai dari pimpinan tertinggi, senantiasa melakukan feed-back dua arah dan saling menghargai pendapat”, adalah kondisi bila terbentuk budaya yang kental untuk senantiasa memberi dan menerima feedback demi kemajuan. Melalui mekanisme feedback session yang dilakukan setiap saat, terjadi proses pengembangan kompetensi dan koreksi yang sangat kuat pada seluruh jajaran dalam perusahaan. Kebiasaan melakukan feedback dan menghargai antarindividu akan menciptakan kondisi harmoni dan sinergi yang tinggi.

(7). “Memiliki semangat dan antusiasme kerja yang tinggi dan bertindak profesional dalam pekerjaan”, adalah kondisi bila seluruh organisasi bekerja dengan sangat antusias dan semangat tinggi. Karyawan bertindak profesional, yang berarti sangat memahami atas hal yang harus dilakukan dalam pekerjaan, memiliki kompetensi yang memadai untuk melakukan pekerjaannya, dan memiliki sikap mental yang positif.

Untuk membangun perusahaan menuju pada world class standar, maka jajaran pimpinan, khususnya top management harus mampu untuk membangun ketujuh budaya kerja tersebut di atas. Proses pembentukan budaya tersebut membutuhkan leadership yang kuat dari jajaran top management, role model yang konsisten, dan proses perubahan yang terencana. Tahap perubahan dan pembentukan budaya tersebut dimulai dari jajaran manajemen atas, manajemen menengah, dan manajemen yang paling depan. Seluruh jajaran pimpinan kemudian akan membentuk ketujuh budaya untuk seluruh lapisan karyawan.  Proses pembentukan budaya tersebut harus diawali dengan analisis cukup mendalam dan kemudian disusun suatu skenario pengembangan dan perubahan yang menyeluruh. Untuk itu perlu dibentuk ‘tim perubahan’ yang dipimpin oleh seorang senior manager dengan interpersonal, kompetensi dan kredibilitas yang baik, memperoleh acceptance dari seluruh karyawan, dan memiliki leadership yang kuat.