Trusted Partner in People and Corporate Development

 

Article

“Peran dan Tanggung Jawab Manager”

Ditulis oleh:
Brata Taruna Hardjosubroto
Managing Partner – Xerofi Indonesia

Apakah peran dan tanggung jawab seorang manager atau pimpinan suatu unit kerja atau pimpinan perusahaan? Pertanyaan ini bila dilontarkan kepada para manager akan diperoleh  jawaban sangat bervariasi. Pada umumnya mereka akan menjawab dengan menyatakan tugas atau beban kerja yang diberikan kepada mereka. Mereka tidak menjawab apa peran dan tanggung jawab para manager untuk tercapainya sasaran atau tugas yang diberikan kepada mereka.

Manager adalah pemimpin yang memiliki tim kerja atau anak buah untuk membantu mencapai sasaran kerja. Nah, oleh karena itu, para manager harus berperan sebagai layaknya seorang profesional manager agar selain sasaran kerjanya tercapai, juga akan mampu meningkatkan produktivitas kerja teamnya.

Jawaban atas pertanyaan di atas, “apa peran dan tanggung jawab manager?” haruslah serupa antara satu manager dan manager yang lain, walaupun unit kerjanya berbeda. Peran seorang manager dapat dijelaskan atas tiga hal utama, yakni:

1.    Peran atas fungsi manager terhadap karyawan dan terhadap tugas, yang berimbang


Manager diberikan staf dengan jumlah dan kompetensi yang mencukupi guna menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepada unit kerjanya. Manager juga diberikan kewenangan atau ‘power’ yang dapat diaplikasikan ke stafnya guna mencapai sasaran kerjanya. Setiap manager harus dapat memimpin stafnya dan mencapai sasaran kerja yang diberikan sesuai waktu yang ditetapkan. Maka untuk ini manager harus dapat secara berimbang memperlakukan stafnya dengan tepat agar tercapai sasaran kerja dan produktivitas kerja tinggi. Seorang manager yang hanya mementingkan tugasnya saja tanpa terlampau memperhatikan kondisi stafnya, disebut sebagai manager yang semena-mena atau cenderung otoriter. Contoh, bila staf dituntut untuk melakukan tugas yang banyak, namun staf tidak diberikan imbalan yang sesuai atau  peralatan yang memadai atau tidak berempati pada permasalahan staf.

Sebaliknya, bila seorang manager terlampau mementingkan stafnya tanpa terlampau memperhatikan tugas kerjanya, disebut sebagai manager yang lemah. Contoh, bila masih banyak tugas yang harus diselesaikan staf, namun manager memperbolehkan staf yang meminta izin untuk keperluan pribadi yang tidak nampak urgen. Akibatnya, target penyelesaian pekerjaan menjadi mundur. Dari pengamatan pada umumnya, tampak cukup banyak tipe manager di Indonesia yang lemah kepada karyawan/staf, seperti contoh di atas.

Untuk itu, maka manager harus menjalankan perannya secara berimbang antara tugas dan kepentingan karyawan. Dengan demikian, seluruh staf dalam tim dapat mencapai kinerja dan produktivitas maksimal.

2.    Peran dalam management dan leadership

Setiap manager harus berperan pada aspek management dan leadership. Perbedaan keduanya, dapat diungkapkan bahwa aspek management adalah seluruh kegiatan managerial yang terkait dengan hal seperti perencanaan, organisasi, infrstruktur, pendanaan, proses bisnis, dan sebagainya. Sedangkan leadership adalah aspek yang berhubungan dengan ‘orang’, bisa staf atau kolega kerja atau atasan, atau stake holder lain. Leadership sering disebut sebagai ‘Soft Skill’ atau ‘People Skill’, yaitu kemampuan seseorang dalam berhadapan dengan orang lain.

Contoh kegiatan yang berhubungan dengan aspek management, antara lain menyusun rencana kerja, mengalokasikan anggaran, menempatkan staf, menentukan prioritas kerja, menyusun kebijakan, memonitor eksekusi, dan sebagainya. Sedangkan contoh kegiatan yang berhubungan dengan aspek leadership, antara lain menentukan visi, membangun spirit kerja, mendorong kreativitas tim, memotivasi, menginspirasi, mengatasi konflik, dan sebagainya.

Setiap manager, apa pun bidang pekerjaannya, harus memiliki kedua kompetensi management dan leadership yang memadai. Tanpa kompetensi yang cukup atas kedua aspek tersebut, maka manager belum layak menduduki posisi sebagai pemimpin. Namun terdapat perbedaan dalam hal tingkat kompetensi, misalkan untuk manager sales, tentu saja harus memiliki kompetensi leadership yang lebih tinggi dari pada manager accounting. Tugas yang diberikan kepada manager sales menuntut untuk memiliki leadership yang lebih tinggi.  

3.    Peran dalam eksekusi pekerjaan

Peran manager dalam eksekusi pekerjaan adalah dalam bentuk “POLC”, yaitu melakukan Planning, Organizing, Leading, dan Controlling. Setelah memperoleh tugas atau sasaran kerja, manager bersama tim perlu untuk menyusun rencana kerja dan menentukan strategi kerja dengan cukup seksama. Rencana kerja harus disusun dan dievaluasi dengan baik serta disosialisasikan kepada seluruh staf atau rekan kerja terkait di luar unit kerja. Dengan demikian maka seluruh tim akan dapat bekerja dengan ritme yang sama dan dapat tercapai sinergi kerja yang kuat. Setelah planning, manager perlu melakukan organizing, yaitu seperti penugasan pada staf yang sesuai, mengalokasikan biaya yang diperlukan, menyediakan infrastruktur atau alat operasional yang memadai. Kegiatan planning dan organizing ini dapat dikategorikan sebagai jenis pekerjaan management.

Dalam proses berikutnya, manager perlu memimpin eksekusi atau “Leading”. Manager harus melakukan review secara regular, menyelesaikan berbagai permasalahan yang timbul, mengambil keputusan, menetapkan berbagai kebijakan atau tata cara kerja, membangun motivasi kerja, menginspirasi solusi, dan sebagainya. Kegiatan ‘Leading’ adalah merupakan bentuk kegiatan yang memerlukan kompetensi leadership dari pemimpinnya.

Selain itu manager harus melakukan ‘Controlling’, yaitu mengontrol seluruh proses kerja mulai dari planning, organizing, dan leading. Control pada tahap planning ialah dalam bentuk melakukan antisipasi atas rencana kerja yang dilakukan. Dengan mengantisipasi segala kemungkinan yang mungkin dapat terjadi di kemudian hari, baik dalam bentuk peluang ataupun potensi risiko, maka potensi pendapatan dapat meningkat dan potensi kerugian dapat ditekan sedini mungkin. Demikian pula pada tahap organizing dan leading, harus senantiasa dilakukan controlling yang seksama.

Tanggung jawab manager

Setiap manager diberikan tanggung jawab dalam bentuk tugas kerja yang harus diselesaikan oleh unit kerja yang dipimpinnya. Bentuk tanggung jawab tersebut harus dijalankan, dengan cara menyelesaikan tugas kerja dengan efektif dan efisien. Efektif adalah ukuran pekerjaan yang dilakukan terkait dengan waktu, sedangkan efisien adalah ukuran pekerjaan yang dilakukan terkait biaya.

Dalam menyelesaikan pekerjaan, manager harus memiliki ‘accountability’ yang kuat. Seluruh pekerjaan yang menjadi beban tanggung jawab manager selanjutnya dibagikan atau didelegasikan kepada tim kerjanya. Dengan pembagian tugas tersebut, maka manager telah membagikan ‘accountability’ kepada stafnya, namun tanggung jawab tetap menjadi beban manager. Jadi, tanggung jawab akan tetap melekat pada manager dan dilaksanakan dalam bentuk pembagian accountability kepada staf terkait.